La société Keolis S.A. (« Keolis S.A. » ou « Nous ») met tout en œuvre pour protéger vos données personnelles en conformité avec les réglementations européennes et françaises applicables. La présente politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») est destinée à vous informer sur les finalités et les conditions dans lesquelles nous traitons les données personnelles que nous sommes susceptibles de recueillir par le biais du site internet de la plateforme du Portail Occasionnel (« Plateforme » ou « Plateforme Portail Occasionnel ») https://voyages.keolis.com. Notre Politique de Gestion des Cookies, accessible sur https://voyages.keolis.com/#/cookies-management, vient compléter la présente Politique de Confidentialité pour vous informer des finalités et des conditions d’utilisation de fichiers cookies ou de données de navigation susceptibles d’être déployés par Keolis S.A. Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette Politique de Confidentialité afin de disposer de toutes les informations utiles vous permettant de comprendre l’usage effectué de vos données personnelles et d’exercer librement et pleinement les droits qui vous sont garantis par les lois applicables et par cette Politique de Confidentialité.

1. Dispositions générales

Responsable de traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est la société Keolis S.A.

Conditions Générales d’Utilisation

La Politique de Confidentialité fait partie intégrante des Conditions Générales d’Utilisation de la Plateforme Portail Occasionnel, doit être lue conjointement à celles-ci (qui sont accessibles suivant ces liens : https://voyages.keolis.com/#/terms-and-conditions-of-use).

Loi applicable et autorité administrative compétente

La Politique de Confidentialité est régie par le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 (« RGPD ») et par la Loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Loi Informatique et Libertés »), sous le contrôle réglementaire de l’autorité française de protection des données personnelles, la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – www.cnil.fr).

Liens vers des sites internet tiers

Notre Plateforme Portail Occasionnel peut contenir ou utiliser des liens renvoyant vers des sites internet, applications mobiles, produits ou services qui sont exploités par des tiers (notamment des sites publicitaires, de partenaires de Keolis S.A, filiales de Keolis SA, ou des réseaux sociaux). Nous vous rappelons que la Politique de Confidentialité ne s’étend pas à ces tiers sur lesquels Keolis S.A. n’a aucun contrôle et pour lesquels nous ne pouvons être tenus responsables. Nous vous encourageons à prendre connaissance des politiques de confidentialité, procédures et pratiques de ces tiers.

2. Les données personnelles que nous recueillons

La Politique de Confidentialité s’applique aux données personnelles que nous sommes susceptibles de recueillir auprès de vous ou à votre sujet (voir ci-dessous), à partir des sources suivantes :

• Navigation sur le site internet de la Plateforme Portail Occasionnel (notamment lors de l’utilisation d’une fonctionnalité, la consultation de ressources disponibles sur le site) ;
• Réception et envoi de courriers électroniques, messages textes et autres messages électroniques entre Keolis S.A. et vous ;
• Réception de vos demandes d’information/de contact adressées via la rubrique « Contact » de la Plateforme Portail Occasionnel, grâce au conversationnel prévu à cet effet ou au formulaire en ligne ;
• Réception de vos demandes de devis adressées via la rubrique « obtenez un devis » de la Plateforme Portail Occasionnel grâce au conversationnel prévu à cet effet ou au formulaire en ligne.
• Réception et réponses à vos demandes de droits conformément au RGPD.

3. Utilisation des données collectées et durées de conservation

Nous recueillons et utilisons les données personnelles vous concernant pour les finalités principales décrites ci-dessous. Nous conservons vos données personnelles uniquement pendant la durée nécessaire à la satisfaction des différentes finalités, sauf dans les cas où la loi nous autorise ou exige de les conserver plus longtemps.

Ces durées maximales s’appliquent sauf si vous demandez l’effacement ou la cessation d’utilisation de vos données avant l’expiration de celles-ci pour un motif compatible avec toute obligation légale qui pourrait s’imposer à Keolis S.A.

Réponse à vos demandes d’informations/de contact effectuées sur la Plateforme Portail Occasionnel

Données collectées :

• Données d’identification et éléments sur la demande
• Demandes reçues
• Réponses à vos demandes

Durées de conservation :

• 1 an maximum à partir de la réception de la demande, si Keolis S.A. répond directement.
• Le temps de transférer la demande à la filiale concernée, si Keolis S.A. ne peut pas répondre directement.

Gestion de vos demandes de devis sur la Plateforme Portail occasionnel à la filiale concernée

Données collectées :

• Données d’identification et éléments sur la demande
• Demandes reçues

Durées de conservation :

• Conservation par Keolis SA uniquement le temps de transférer la demande à la filiale concernée

Gestion des cookies

Données collectées :

• Cookies

Durées de conservation :

• Pour connaître les durées de conservation de vos données liées à la gestion des cookies, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies : https://voyages.keolis.com/#/cookies-management.

Gestion des demandes d’exercice de droits

Données collectées :

• Données d’identification dont documents/justificatifs d’identité
• Demandes reçues
• Réponses apportées

Durées de conservation :

• 5 ans à compter de la réception de la demande complète.

Gestion du précontentieux et du contentieux, constitution de preuves

Données collectées :

• Données nécessaires à la procédure en cours

Durées de conservation :

• Durée de la procédure

4. Bases légales des traitements de données personnelles

Conformément à la réglementation applicable, nous traitons vos données lorsque nous avons un fondement légal qui nous permet de le faire. Il peut s’agir de l’intérêt légitime (a), d’une obligation légale (b) ou de votre consentement (c).

a) Les finalités de traitement reposant sur le fondement de l’intérêt légitime

• La gestion de vos demandes d’informations/de contact effectuées sur le site internet de la Plateforme Portail Occasionnel lorsque Keolis S.A. répond directement ;
• La gestion de vos demandes d’informations/de contact effectuées sur le site internet de la Plateforme Portail Occasionnel lorsque Keolis S.A. ne peut pas répondre directement et que la demande est transmise à la filiale correspondante ;
• La gestion de vos demandes de devis effectuées sur le site internet de la Plateforme Portail Occasionnel qui sont transmises directement à la filiale correspondante pour traitement ;
• La gestion du précontentieux et du contentieux, la constitution de preuves : données nécessaires à la procédure en cours.

b) Les finalités de traitement reposant sur le fondement de l’obligation légale

• La gestion de vos demandes d’exercices de droits (accès, rectification, opposition, etc.) au titre du RGPD.

c) Les finalités de traitement reposant sur votre consentement

• La gestion des cookies, à l’exception des cookies strictement nécessaires : pour en savoir plus sur vos données collectées dans ce cadre, nous vous invitons à consulter notre politique de gestion des cookies ;

5. Transmission des données

Vos données personnelles peuvent être communiquées par Keolis S.A. :

En interne:

Aux services habilités de Keolis et devant en connaître dans le cadre des finalités susmentionnées, dont les personnes dédiées à la Direction des systèmes d’information, et à la Direction Marketing qui gèrent la Plateforme de transports occasionnels.

Au sein du Groupe Keolis

Nous pouvons partager vos données personnelles avec certaines entités du Groupe Keolis, et certains partenaires de Keolis SA, afin d’assurer la continuité de nos services, de notre relation avec nos clients, prospects ou utilisateurs de notre Plateforme Portail Occasionnel.

• Afin d’assurer le suivi de vos demandes, ces dernières pourront être transmises à la filiale concernée par votre demande de contact/d’information afin qu’elle puisse y répondre. La filiale concernée traitera votre demande en qualité de responsable de traitement distinct. Vos données sont alors traitées conformément à la politique de confidentialité de la filiale concernée, que vous pouvez consulter en la contactant directement
• Afin d’assurer le suivi de vos demandes de devis, ces dernières seront transmises à la filiale concernée par votre demande de devis afin qu’elle puisse y répondre. La filiale concernée traitera votre demande en qualité de responsable de traitement distinct. Vos données sont alors traitées conformément aux conditions générales de vente et d’utilisation des services de la filiale qui vous seront transmises par la filiale et à la politique de confidentialité de la filiale concernée, que vous pouvez consulter en la contactant directement.

A des prestataires tiers

Nous pouvons communiquer vos données personnelles à des tiers de confiance, prestataires de Keolis S.A., situés au sein de l’Union Européenne (ci-après « UE »), notamment pour assurer le bon fonctionnement de notre Plateforme ou de nos services dans le cadre des finalités susmentionnées.

A des partenaires commerciaux

Nous pouvons partager certaines données pseudonymes, ne contenant aucun élément d’identification directe, dans le cadre des finalités décrites à l’Article 3 « Utilisation des données collectées et durées de conservation » ci-dessus, notamment concernant les cookies collectés avec le prestataire qui collecte et traite les cookies. Ce dernier étant responsable distinct de traitement.

A des tiers pour des motifs juridiques

Dans le cas où nous serions tenus de nous conformer aux lois et aux règlements et aux requêtes et ordres légaux ou si cela est permis par la loi (c’est à dire, pour la protection et la défense des droits, situation qui menace la vie, la santé ou la sécurité, etc.).

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En tout état de cause, nous exigeons toujours de ces destinataires qu’ils présentent des garanties de confidentialité et de sécurité suffisantes et qu’ils prennent les mesures physiques, organisationnelles et techniques nécessaires à la protection et la sécurisation de vos données personnelles, conformément à la législation en vigueur.

L’ensemble de vos données sont traitées et hébergées au sein de l’UE. Toutefois, des transferts de données en dehors de l’UE peuvent intervenir. Tout transfert de vos données en dehors de l’UE est réalisé avec des garanties appropriées qui sont conformes à la règlementation applicable en la matière, soit car les pays destinataires bénéficient d’une décision d’adéquation, soit car ces transferts sont encadrés par la mise en place de Clause Contractuelles Types validées par la Commission Européenne. Pour plus d’informations sur l’encadrement de ces transferts vous pouvez nous contacter aux adresses de contact indiquées à l’article 9.

6. Sécurité des données

Keolis S.A. sécurise vos données personnelles en mettant en place des mesures physiques, organisationnelles, et techniques adéquates afin d’éviter tout accès, utilisation, divulgation, modification ou destruction non autorisé, conformément à la règlementation en vigueur.

Ces mesures incluent notamment :

• Un stockage sur des serveurs sécurisés au sein de l’Union Européenne ;
• Un accès limité à vos données sur la base du "besoin de savoir" ;
• La mise en place de mesures organisationnelles en interne afin de protéger vos données. Bien que Keolis S.A. mette en place toutes les mesures possibles pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des informations transmises sur notre Plateforme lorsqu’un défaut de sécurité affecte votre terminal ou navigateur.

7. Vos droits sur vos données personnelles

Au titre du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés, vous disposez de différents droits parmi lesquels : accès, modification, mise à jour et suppression de vos données personnelles. Vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles détenues et traitées par Keolis S.A., les consulter, en obtenir une copie papier ou électronique et en demander la correction, la mise à jour ou la suppression.

Opposition

Vous pouvez, à tout moment, demander que certaines de vos données ne fassent plus l’objet d’un traitement.

Portabilité

Vous pouvez demander que vos données, faisant l’objet d’un traitement, vous soient communiquées dans un format ouvert et lisible par machine, que ce soit pour votre usage personnel ou pour les transférer à un autre responsable de traitement.

Limitation du traitement

Dans certains cas, vous pouvez demander que le traitement, dont vos données font l’objet, soit limité.

Réclamation auprès d’une Autorité de Contrôle

Sans préjudice de toute autre voie de droit, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle du pays de l’Union Européenne dans lequel vous résidez, vous travaillez ou dans lequel vous jugeriez qu’une violation de vos droits aurait été commise.

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Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits en adressant une demande écrite, accompagnée d’une copie de votre pièce d’identité aux contacts mentionnés à l’Article 9 « Nous contacter ». Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais et dans les conditions prévues par la règlementation applicable. Néanmoins, dans certains cas, il est possible que nous ne soyons pas en mesure d’y répondre favorablement afin de respecter nos obligations légales ou contractuelles.

8. Modification de la Politique de Confidentialité

Keolis S.A. se réserve le droit d’apporter des modifications à la Politique de Confidentialité. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des modifications et rester informés sur les mesures que nous prenons pour protéger vos données personnelles.

9. Nous contacter

Pour exercer vos droits ou toute question relative au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données à cette adresse email : dpo@keolis.com ou à l’adresse postale : Keolis SA Délégué à la Protection des Données 34 Avenue Léonard de Vinci 92400 Courbevoie

La Politique de Confidentialité a été mise à jour le 24/10/2022.